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内部統制システムの基本方針

浜松信用金庫内部統制システムの基本方針の策定について

浜松信用金庫(理事長 御室健一郎)は、信用金庫法および信用金庫法施行規則に基づき当金庫の業務の適正を確保する体制を整備することを、平成19年9月の理事会で決議し、第58期業務報告に決議した旨を記載いたしましたので、お知らせ申し上げます。

平成20年6月24日
浜松信用金庫

I.業務運営の基本方針

当金庫はつぎの基本理念を掲げ、すべての役員(理事、監事)および職員(職員、派遣スタッフを含むすべての金庫業務従事者)が、職務を執行するにあたっての基本方針とする。

  • 地域の一員として地域社会の発展に貢献します。
  • お客さまの声を経営に反映し、質の高い金融サービスを提供します。
  • 法令の遵守および社会規範を尊重した、誠実で健全な経営をおこないます。
  • 役職員の能力向上をはかり、活力ある企業風土を醸成します。

II.法令等遵守体制

理事・子法人等の取締役等および職員・社員の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

  1. 法令等遵守方針、浜松信用金庫行動綱領の策定および遵守
    当金庫は、「法令等遵守方針」「浜松信用金庫行動綱領」を策定し、理事会の承認を得て全役職員(正職員のみならず派遣スタッフを含むすべての金庫業務従事者)および関連会社の役社員に対し、周知徹底するとともに遵守させる。
  2. 法令等遵守規程、コンプライアンス・マニュアルの策定および遵守等
    当金庫は、「法令等遵守規程」「コンプライアンス・マニュアル」を策定し、理事会の承認を得て、全役職員および関連会社の役社員に対し、これを明示、配付して 周知徹底するとともに全部店において遵守させる。なお、「法令等遵守規程」「コンプライアンス・マニュアル」が法令等遵守にかかる取決め、手引書との性質 を有しているため、法令等の改変に伴い、不断に見直しを行う。
  3. 反社会的勢力の排除
    当金庫は、反社会的勢力との関係を遮断し排除することが、当金庫に対する公共の信頼を維持し、当金庫の業務の適切性および健全性の確保 のため不可欠であることを認識し、「法令等遵守方針」「浜松信用金庫行動綱領」に「反社会的勢力の排除」を定め、理事会の承認を得て全役職員および関連会社の役社員に周知徹底さ せる。
  4. コンプライアンス・プログラムの策定および遵守等
    当金庫は毎年コンプライアンス・プログラムを策定し、理事会の承認を得て実施する。コンプライアンス・プログラムとは、当金庫における 法令等遵守体制を実現するための実践的計画であって、「コンプライアンス委員会の開催内容」「研修・会議・試験計画」「その他内部統制実施計画」などを含 むものである。なお、コンプライアンス・プログラムの進捗状況等については、半期毎に理事会に報告する。
  5. 法令遵守およびリスク統括部門の設置
    当金庫は、平成17年6月1日より、法令等遵守およびリスク管理の専門担当部署であるリスク統括部を設置し、法令等遵守体制等の整備を 行っている。リスク統括部は、コンプライアンス統括課、信用リスク課、市場リスク課からなり、当金庫におけるすべての法令等遵守およびリスク管理に関する 情報が当部門に速やかに報告され、また定期的に行われる意見交換会にて監査部および監事との連携を図る。
  6. コンプライアンス推進者の選任
    当金庫は、全業務部門・全本支店および関連会社の役社員に当該部門における法令等遵守体制を構築するため、コンプライアンス推進者を任命する。
  7. コンプライアンス委員会の設置
    当金庫は、コンプライアンス委員会を設置する。この委員会はリスク統括部担当代表理事を委員長とし、各部等からなる委員会であり、原則 として3ヶ月に1回委員会を開催するが、緊急の議題がある場合には随時開催する。委員会の協議事項は、法令等抵触懸念・不正行為に関する告知の受付と指 導、各種抵触懸念事項と予防体制の強化の検討等であり、その結果は必要に応じ理事会および経営会議に報告する。なお、関連会社において金庫グループの経営に重大な影響を及ぼすコンプライアンス上の問題が発生した場合には、当金庫のコンプライアンス委員会において、関連会社の代表取締役を交えて今後の対応の方向性や未然防止策等について協議する。
  8. 内部監査体制の充実
    当金庫は、法令等違反や不祥事件等の未然防止および早期発見に資するため、内部監査体制を充実させる。監査部は、リスク管理態勢の有効性および適切性についての監査を行い、その結果を経営会議および理事会へ報告するとともに、改善すべき事項の提案を指示する。また監査部は、関連会社管理規程等に基づき、関連会社への監査を行い、結果を理事長及び経営企画部に報告する。また監査部は監査結果を遅滞なく監査報告会に報告する。
  9. ホットラインの設置
    当金庫は、公益通報者保護規程に基づく公益通報の実効性を確保するため、ホットラインと称する不祥事件等に関する告発用の電話回線等をリスク統括部内に設置する。
  10. アームズ・レングス・ルール
    当金庫と関連会社間の取引について、一方を不当に有利あるいは不利に扱うことがないようアームズ・レングス・ルールの徹底とチェック、運用を図る。

    

III.情報管理体制

理事の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

  1. 当金庫は、理事の職務執行に係る情報の保存および管理につき、以下の態勢を整備する。なお、以下における文書には、電磁的記録を含むものとする。
    1. 文書管理規程の策定
    2. 文書管理担当理事の配置
    3. 文書保存期間および閲覧方法の策定
  2. 理事会、経営会議、その他重要な会議の意思決定に係る情報、理事長決裁をはじめその他重要な決裁に係る情報ならびに財務、営業等に関する重要な情報を記録・保存・管理する。
  3. 上記の各種情報は文書管理規程に基づいて保存するとともに、個人情報の保存に関しては、個人情報の保護と利用に関する基本規程ほか別途定める方法により安全管理措置をとる。
  4. 理事の職務執行に係る文書は、すべての理事および監事が閲覧できることとする。

IV.リスク管理体制

当金庫及び当金庫の子法人等の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. リスク管理に関する方針・規程
    当金庫は、法令等違反に最大の損失危険があることから、第2条で定めた法令等遵守体制を構築しているが、リスク管理は同様に経営上極めて重要であることを認識しリスク管理を適切に行うため、理事会の承認を得て、リスク管理の基本方針を策定し、リスク管理体制を構築する。また、統合的リスク管理規程に金庫グループのリスク管理について規定し、グループ全体のリスク管理を行う。
  2. リスク管理体制
    1. 理事会等および各種委員会
      理事会等(理事会、経営会議)は各種リスクの管理方針の決定とリスク管理に係る重要事項を決定する。また、各種リスクの協議機関として、統合リスク管理委員会、ALM委員会を置くこととする。
    2. リスク管理関係部署
      リスク管理関連部署は、それぞれリスク管理方針の策定、リスク管理の体制および規程等の整備を行い、リスク管理主管部署は各種リスクの統合管理部署として、リスク管理状況のモニタリング等によりリスク管理関連部署を牽制する。
    3. 統合的リスク管理規程に基づき、関連会社にリスク管理部門または担当者を置くほか、リスク管理に関する規程等を策定させる。
    4. リスク統括部は、経営企画部と協力して、関連会社に所在する各種リスクを必要に応じ、法令等に抵触しない範囲で、統合的に管理する。
    5. 統合リスク管理委員会は、必要に応じて金庫グループのリスク管理体制に係る課題や対応策を協議する。
    6. 関連会社において、リスク管理上重大な問題が発生した場合には、当該関連会社の代表取締役は、直ちに経営企画部へ報告を行う。経営企画部は関連各部門と協力し当金庫において事案に応じた支援を行い、必要に応じ経営会議・理事会へ報告する。
  3. 危機管理体制
    大規模災害をはじめ、当金庫の業務の継続に著しい影響を及ぼすような緊急事態が発生した場合の行動基準や対応策を明示するため、コンティンジェンシープランおよび「業務継続基本計画」を当金庫グループ全体に適用させ、これを当金庫の関連会社の役社員に周知する。
  4. リスク管理体制の内部監査
    監査部は、リスク管理体制の有効性および適切性について監査を行い、その結果を定期的に理事会および経営会議に報告する。

V.理事職務執行体制

理事および子法人等の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 当金庫は、定期的(原則として月1回)または必要に応じて臨時に理事会を開催し、経営上の重要事項の意思決定をする。また、当金庫の全般的な執行方針の審議機関として経営会議を設置し意思決定の円滑化を図る。
  2. 各部署の業務分掌ならびに職務権限、組織構成、組織管理の方法等について、職務権限規程、組織規程等において定め、権限委譲等により効率的な業務執行を実施する。
  3. 理事会は金庫グループ戦略を含めた経営方針、経営計画、年間の事業計画等を決定、全役職員および関連会社に示達し、周知するとともに、必要に応じて見直しを行うものとする。
  4. 経営企画部を関連会社の経営管理全般担当および業務運営上の相談窓口とするとともに、関連会社からの求めがあるときは、個別の事案に即して必要に応じ関連各部が協力して対応する。
  5. 経営企画部および本部各部は、関連会社から報告を受けた事項について、内容に応じて関連部門と情報を共有し、経営企画部が必要と判断した場合には、対応策についての協議を行うほか、必要に応じて経営会議・理事会へ報告する。

VI.金庫の子法人等からの報告体制

金庫の子法人等の取締役等の職務の執行に係る事項の当金庫への報告に関する体制

  1. 経営企画部は関連会社管理規程等に基づき、関連会社から定期的に、経営上の重要事項に関する報告を受ける。経営企画部担当代表理事は、その内容を必要に応じて経営会議及び理事会に報告する。
  2. 当金庫は、代表理事及び関連会社の代表取締役等を構成員とする関連会社意見交換会を定期的に開催し、経営上の課題等について協議するとともに、当該関連会社の取締役等の職務執行の状況など経営上の重要事項に関する報告を受ける。当該報告を受けた代表理事は、その内容を必要に応じて経営会議及び理事会に報告する。
  3. 監査部は関連会社管理規程等に基づき、関連会社への監査を行い、結果を理事長及び経営企画部に報告する。また監査部は監査結果を遅滞なく監査報告会に報告する。
  4. 関連会社の役員および職員は、独自に設置したホットラインおよびリスク統括部に設置したホットラインを利用し、公益通報の実効性を高める。

VII.監事の職務の補助

監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項

  1. 監事の監査の実効性確保および監事会の充実を図るため、監事の要請があれば、業務執行部門以外の職員を監事の職務を補助する職員とし、監事の指揮命令に従うこととする。

VIII.監事の職務を補助する職員の独立性

監事の職務を補助すべき職員の理事からの独立性に関する事項

  1. 監事の職務を補助すべき職員は、当該監査業務に関して監事の指揮命令に従い、理事の指揮命令を受けないこととする。
  2. 理事は、監事の職務を補助すべき職員の人事異動および考課等の人事権に係る事項の決定については、予め監事の同意を求めることとする。

IX.理事および職員等の監事への報告体制

理事・子法人等の取締役および職員・社員等が監事に報告するための体制その他監事への報告に関する体制およびこれらの者から報告を受けた者が監事に報告するための体制

  1. 当金庫ならびに関連会社の理事、取締役および職員は、監事に対し、法定事項以外にも、法令遵守およびリスク管理上重要な事項については、報告する義務があり、コンプライアンス委員会においても同様とする。ただし、監事が出席した会議等で報告・決議された事項は対象としないこととする。
  2. 監事は、金庫及び関連会社の役職員に対して、その職務において必要な事項の報告を求めることができるものとし、その要請を受けた役職員は、監事に対して速やかに適切な報告を行う。
  3. 監事は、その職務において必要な範囲において、金庫及び関連会社の業務執行に係る重要な書類を閲覧できるほか、必要に応じて担当部門に説明を求めることができる。
  4. ホットラインに基づき監事への報告を行った者に対する解雇その他いかなる不利益取扱いも禁止し、これを公益通報者保護規程に定めたうえで同規程の内容を当金庫及び関連会社の役職員に周知する。当金庫は、上記の報告を行った者の職場環境が悪化しないよう適切な措置を講じる。
  5. 当金庫は、ホットラインにおいて、監事への報告については匿名で行うことを認めるとともに、その報告を行った者の個人情報及びその報告内容を開示してはならない旨を公益通報者保護規程に定める。
  6. 当金庫は、ホットラインによる通報を行った者に対して不利益取扱い等を行った者がいた場合には、公益通報者保護規程および就業規則等に則り厳格な処分を行う。
  7. リスク統括部担当代表理事は、監事に対し、ホットラインに通報があった場合、速やかに報告することとする。
  8. 理事は、監事に対し、半期に一度ずつ理事コンプライアンスチェックリストにより、自己の職務状況等を報告することとする。

X.監事監査

監査費用の前払い、償還および監査費用の計上その他監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 代表理事は、監事と監事監査の実効性について定期的に意見を交換する。
  2. 監事が顧問弁護士以外の弁護士または監査業務を行っている監査法人に所属しない公認会計士等の専門家に監事監査業務を委任し、助言を受けることを請求した場合、当金庫はその機会を付与する。この場合、当該請求がその職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、当金庫はその費用を負担する。
  3. 監事が監査費用の前払いや償還に係る請求をしたときは、当該請求に係る費用又は債務がその職務の執行に必要でないと認められる場合を除き、速やかに当該費用又は債務を処理する。
  4. 当金庫は、当金庫の経営計画及び監事の監査計画等に基づき、毎年一定額の監査費用に係る予算を計上することとし、その額の決定にあたっては、あらかじめ監事の同意を要するものとする。
  5. 当金庫は、監事が監査費用の前払いや償還に係る請求をしたときは、上記予算額を超過する場合であっても、その職務の執行に必要ではないと認められる場合を除き、速やかに費用又は債務を処理する。

XI.基本方針の改廃

  1. 本基本方針の廃止ならびに重要な改正は理事会の承認を得るものとする。

以上

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